2003/03-04 : Skill Up Study - 하이퍼링크를 이용한 일목요연한 프리젠테이션

하이퍼링크를 이용한 일목요연한 프리젠테이션      Powerful Presentation Tip #1   최 욱 부장 | Global3팀 wchoi@lgad.lg.co.kr

광고회사는 프리젠테이션에 모든 것을 건다. 아무리 정교하게 짜인 전략과 크리에이티브라 하더라도 그것을 효과적으로 청중들에게 전달하지 못하면 목적을 달성할 수 없기 때문이다. 그리고 우리는 날마다 새로운 프리젠테이션 기법을 접하게 된다. 어느 날 어떤 유형의 스타일이 유행하는가 하면, 몇 달 후에는 금세 진부해지고 새로운 형태의 테크닉이 개발된다. 따라서 자기만의 고유한 스타일을 개발해 가되, 그것이 진부해지지 않도록 끊임없이 새로운 것을 추구해야 한다. ‘BPP(Building Presentation Power)’는 프리젠테이션 테크닉을 향상시키기 위해 사내에서 자발적으로 조직된 인포멀 그룹으로서, 정기적인 모임을 통하여 서로의 노하우를 공유하고 새로운 테크닉을 개발, 사내에 그 지식을 전파함으로써 LG애드의 프리젠테이션 능력을 향상시키는 활동을 하고 있다. 이제 BPP의 활동을 통한 작은 성과들을 소개, 좀더 많은 분들과 새로운 지혜를 나누어보고자 한다.

종합광고회사의 프리젠테이션은 대부분 IMC(Integrated Marketing Communication)전략을 포함하고 있다. 일반적인 프리젠테이션의 흐름은 먼저 전략의 도출 과정을 보여준 이후 구체적인 실행계획으로 광고(TV·Radio·신문·잡지)의 ATL(above-the-line)전략과 SP·PR·이벤트 등 BTL(below-the-line)을 보여주게 된다. 통상적으로 전략의 도출과정은 논리의 흐름대로 일목요연하게 정리할 수 있는데, 실행계획이 다단계로 진행되거나 ATL 및 BTL 수단이 복잡하게 얽혀 있거나, 혹은 제시되는 시안이 복수안일 경우 청중은 때때로 혼란스러울 수밖에 없다. 예를 들어 6개월간의 캠페인이 있다고 가정하자. 우리는 통상 TV 스토리보드를 먼저 보여주고 이어서 인쇄광고 시안을 보여준다. 이것이 끝난 다음에야 SP·PR·이벤트 계획을 보여주게 된다. 이때 청중은 TV광고의 6개월 분량을 다 보고 난 다음에야 다시 인쇄광고를 런칭부터 보게 되고 SP계획도 처음부터 다시, 이벤트 계획도 처음부터 다시…, 마치 도돌이표 따라가듯 런칭 시점부터 캠페인 종료시점까지 몇 번을 왔다갔다 해야 한다. 그리고 결국에는 어떤 TV 광고가 운행될 때 어떤 이벤트가 집행되는지 혼란에 처하게 된다. 이처럼 여러 가지 실행계획을 횡(橫)으로 혹은 종(縱)으로 나열해야 할 경우 어떤 방법을 쓰더라도 혼란을 피할 수 없는데, 이러한 혼란을 조금이라도 줄일 수 있는 방법이 파워포인트에 있다. 바로 하이퍼링크를 이용한 슬라이드 혹은 문서의 자유로운 이동 기능 때문이다. 하이퍼링크 기능이란 파워포인트의 슬라이드 쇼에서 하나의 페이지에서 다른 파일, 다른 페이지, 다른 프로그램으로 바로 넘어 갈 수 있는 기능이다. 예를 들어 파워포인트 슬라이드에서 웹 페이지로 프로그램 닫기, 열기 과정을 거치지 않고 바로 갈 수 있으며, 하나의 페이지에서 바로 이어져 있지 않은 페이지로 바로 갈 수도 있고 바로 되돌아 올 수도 있다. <그림 1>은 이러한 하이퍼링크의 구조를 보여주는데, 여기서 보듯이 하나의 파워포인트 슬라이드에서 워드문서로, 엑셀문서로, 그리고 동영상을 보여주고 다시 원래의 슬라이드로 자유자재로 돌아올 수 있다. 이때 하나의 프로그램을 열고 닫고 하는 번거로움 없이 슬라이드 쇼 상에서 손쉽게 움직일 수 있는 것이다. 우리는 흔히 파워포인트의 슬라이드 구성을 할 때 <그림 2>와 같은 슬라이드 다음에 TV 스토리보드 슬라이드를 연결하고 신문광고 시안을 얹힌 슬라이드를 연결한다. 또 인터넷 광고 시안을 보여줄 경우엔 파워포인트 문서를 잠시 닫고 익스플로러 프로그램을 연 다음 배너광고 시안을 보여준다. 이때 이러한 번거로운 작업을 거치지 않고 원하는 페이지 혹은 파일을 간 다음 바로 되돌아 올 수 있는 하이퍼링크 기능을 활용해 보자. 이 기능은 우리가 흔히 웹 페이지를 검색할 때 원하는 페이지로 간 다음 다시 원래 페이지로 되돌아오는 기능과 유사하다.

하이퍼링크를 이용하는 방법은 아주 간단하다. 먼저 <그림 3>에서처럼 연결하고자 하는 그림·개체 상자를 클릭한 후 오른쪽 마우스를 한 번 클릭하면 <그림 4>와 같은 대화상자가 나온다. 이때 맨 밑의 하이퍼링크를 클릭하면 <그림 5>와 같은 대화상자가 뜨게 된다. 이 대화상자가 뜨면 왼쪽에 4가지의 옵션이 보인다. 연결하려고 하는 대상이 다른 파워포인트 파일이거나 워드 혹은 엑셀, 웹 페이지일 경우 상단의 ‘기존파일/웹 페이지’를 클릭하고(디폴트로 되어 있음) 오른쪽 검색 창에서 원하는 문서를 지정하면 된다. 이 경우 지정된 파일이나 웹 페이지는 슬라이드 쇼 상에서 가장 첫 페이지로 연결되는데, 아쉽게도 연결된 파일의 특정 페이지로 연결되지는 않는다(새로운 버전의 오피스 프로그램에서는 이 기능이 새로 추가될 것을 기대함). 또한 같은 파워포인트 파일 내의 다른 페이지로 연결시키려면 ‘현재문서’를 클릭하고 오른쪽 검색 창에서 연결시키고자 하는 페이지를 지정하면 된다. 이렇게 하면 파워포인트 문서 내에 슬라이드 쇼 상에서 원래의 페이지 순서와 관계 없이 원하는 페이지로 바로 이동, 복귀할 수 있다. 여기서 한가지 주의해야 할 점은 같은 파일내의 다른 페이지로 이동했을 경우 원래 페이지로 바로 복귀되지 않는다는 점이다. 예를 들어 5페이지에서 20페이지로 하이퍼링크 했을 경우, 슬라이드 쇼 상에서 ‘page down’을 하면 20페이지에서 5페이지로 돌아오는 것이 아니라 21페이지로 넘어간다는 사실이다. 이 경우 다시 5페이지로 복귀하려고 하면 20페이지 상에서 5페이지로 다시 하이퍼링크로 연결시키는 장치가 필요하다. 즉 20페이지에서 아이콘이나 문자상자를 임의로 작성한 후 이 상자를 다시 5페이지로 하이퍼링크 시켜야 된다. <그림 6>은 파워포인트에서 웹 페이지로 연결된 슬라이드 쇼의 예를 보여주며, <그림 7>은 같은 파일 내에서 연결된 페이지가 원래 페이지로 복귀할 경우 만들 수 있는 하이퍼링크의 장치를 보여준다. 이렇게 하이퍼링크 지정이 끝났으면 프리젠테이션시 활용할 수 있는 방법은 간단하다. 만일 <그림 2>의 페이지에서 각각의 시안을 하이퍼링크 시켰다고 가정하자. <그림 2>의 페이지를 슬라이드 쇼로 하고 하이퍼링크로 연결된 텍스트·그림상자에 마우스를 이동시키면 화살표의 마우스가 손 모양의 아이콘으로 바뀌게 되는데, 이때 마우스를 클릭만 하면 원하는 문서 혹은 페이지로 이동하게 된다. 다른 문서로 이동하였을 경우는 그 문서의 슬라이드 쇼가 끝나면 바로 자동적으로 원래의 페이지로 돌아오게 되며, 같은 문서 내에 다른 페이지로 이동하였을 경우에는 임의로 설정한 장치를 클릭하면 원래의 페이지로 돌아오게 된다.

지금까지 파워포인트에서 제공되는 하이퍼링크의 간단한 활용방법을 소개하였는데, 이 기능을 활용하면 여러 파일, 다단계의 복잡한 구조를 슬라이드 쇼에서 일목요연하게 프리젠테이션할 수 있게 된다. 누구나 한번만 시도해보면 쉽게 익힐 수 있으므로 아직 한번도 해보지 못한 분들은 지금 당장 시간을 내서 해보기 바란다. 딱 5분이면 충분하다.